Att distansmöten ofta är miljövänligare än möten på plats på kontoret är många nog överens om. Genom att undvika resor med bil och flyg gör du miljön glad och sparar tid. Men det finns sätt att göra dina distansmöten ännu mer klimatsmarta genom att se över hur mötena hålls för att göra dem så hållbara som möjligt. Här kommer några tips:
Utnyttja moderna verktyg
Det finns många sätt att uppskatta hur mycket koldioxid en kilowattimme som el ger upphov till, därför är det svårt att göra exakta beräkningar på vad ett distansmöte kostar i miljöpåverkan. Men vi vet att all elproduktion påverkar miljön på något sätt och att stationära datorer drar mer ström än bärbara. Genom att välja moderna verktyg och miljöklassade projektorer, lampor och skärmar, ha möten med bärbara datorer och be de som inte deltar i mötet att stänga av sin kamera för att slippa dra onödig bandbredd kan du påverka miljöeffekterna av era distansmöten.
Kolla infrastrukturen
För dig som är orolig för energiåtgången vid ett videomöte kan det vara bra att veta att serverhallar ofta går på förnybara energikällor. Fasta uppkopplingar via optofibrer drar också mycket lägre energi än mobila uppkopplingar – som har standardmaster som pumpar ut radiosignaler åt alla möjliga håll. Vill du påverka energiåtgången i mötesrummet kan du använda solskydd som gör att du inte behöver kyla rummet så mycket och därmed inte heller behöver lika mycket ljusstyrka i bildvisningsutrustningen. Se också till att stänga av all utrustning efter mötet, precis som du (förhoppningsvis) alltid brukar släcka lampan när du lämnar ett rum.
Skapa en inspirerande miljö
Om någon deltagare har sämre ljud eller en försämrad bild påverkas också deras möjlighet att göra sin röst hörd i mötet på samma villkor som alla andra. Se därför till att alla deltagare har samma förutsättningar med sig in i samtalet. En professionell och inkluderande miljö för alla är enkelt att ordna i form av rätt verktyg, och ger kostnadseffektiva och funktionella distansmöten. Se över skärmar, projektorer, skrivtavlor och annan AV-utrustning – och välj och kombinera det som passar er.
Effektivisera mera
Visste du att vi lägger ungefär fyra veckor per person på ineffektiva möten – varje år? Ett sätt att göra mötet effektivare är att redan innan bestämma hur lång tid mötet ska få ta och se till att varje deltagare vet vad deras roll i distansmötet är. Ha en klar agenda och håll mötet så kort som möjligt och testa tekniken redan innan, så slipper du slösa medarbetarnas tid.
Uppmuntra det sociala
De dagliga samtalen vid kaffeautomaten försvinner när fler och fler jobbar hemifrån – och därmed också vår möjlighet att vårda sociala kontakter med våra kollegor. Genom att avsätta tid på det digitala mötet för några minuters småsnack, möjliggör du för dina medarbetare att skapa gemenskap och må bättre – något som blir mer hållbart i längden. Hinner ni inte i mötet kan du se till att era verktyg ändå möjliggör ett walk-and-talk-möte på lunchen, en digital frukost någon gång i veckan eller en digital AW då och då?
Glöm inte deltagarna
Stäm av med din personal hur ni tycker att distansmöten fungerar hos er. Behöver ni förbättra dem? Hur upplevs tekniken, ljuset, ljudet, samarbetet? Ta gärna hjälp av konsulter som är specialister på att bygga funktionella mötesrum och kan samordna ett gemensamt och lättåtkomligt ställe för informationsinhämtning. En bra leverantör kan också se till att ni alltid har teknikstöd tillgängligt när ni behöver, så att tid slipper gå åt till teknikstrul.
Vill du ha hjälp att planera och sätta upp mötesrum och utföra effektivare distansmöten? Hör av dig till oss!